ARTICLE 1 : OBJET DU CONTRAT

Les présentes Conditions Générales d’Abonnement et de Services (Support et Maintenance) CGAS de Business Office Oxygen, ci-après dénommée Business Office Oxygen, régissent toutes les relations commerciales contractuelles ou pré contractuelles de Business Office Oxygen, que celles-ci consistent en la mise à disposition de logiciels avec ou sans prestations associées.
Les présentes CGAS prévalent sur toutes dispositions contraires qui pourraient figurer dans les Conditions Générales d’Achat du Client. Sauf convention particulière constatée par écrit. L’envoi de la commande par le Client implique son adhésion aux présentes CGAS, toutes les clauses dérogatoires ou complémentaires à ces CGAS devront pour être valables, être préalablement acceptées par écrit par Business Office Oxygen. Business Office Oxygen se réserve la faculté de sous-traiter partiellement ou totalement l’exécution du présent contrat.

 

ARTICLE 2 : DEFINITIONS

– « Client » désigne toute entreprise ou entité ayant obtenu une licence d’utilisation du Logiciel.

– « Editeur » désigne la société Business Office Oxygen S.A.R.L.

– « Erreur » désigne toute défaillance reproductible du Logiciel, l’empêchant d’exécuter les fonctions auxquelles il est destiné, ou toute erreur importante de sa documentation associée.

– « Intermédiaire » désigne des « Distributeurs » agréés ou des « Revendeurs »  ou des « apporteurs d’affaires » des solutions de Business Office Oxygen.

– « Licence » appelée aussi souscription désigne le droit d’usage pour une personne dénommé pour utiliser tel ou tel logiciel. Cela correspond à un droit d’usage pour une durée définie et dès lors que le règlement effectué.

– « Logiciel » correspond uniquement au(x) programme(s) logiciel(s) Business Office Oxygen fournis par Business Office Oxygen, à la documentation correspondante, supports associés, documents imprimés, électroniques ou en ligne, de même que toutes les mises à jour ou améliorations des éléments susmentionnés.

– « Modules » désigne et correspond  au nom donné à un logiciel de la suite modulaire.

– « Mise à jour mineure » désigne exclusivement les Patchs, ou éléments assimilés ainsi que les versions mineures du Logiciel et exclus les développements spécifiques du logiciel ou les logiciels signalés par l’EDITEUR comme constituant un logiciel ou un nouveau composant distinct.

– « Mise à jour majeure » désigne exclusivement les évolutions significatives, majeures du Logiciel et exclus les développements spécifiques du logiciel ou les logiciels signalés par l’EDITEUR comme constituant un logiciel ou un nouveau composant distinct.

– « Patch » correction ponctuelle d’une anomalie ou d’une Erreur. L’installation d’un « Patch » nécessite l’installation préalable du Logiciel. L’utilisation d’un « Patch » ne nécessite pas la réinstallation.

– « Période de maintenance » désigne le programme de l’EDITEUR en vertu duquel le CLIENT peut obtenir un support technique.

 

ARTICLE 3 : PRISE D’EFFET DU CONTRAT

Le présent contrat prend effet à la date de la passation de la commande par le Client où de la signature de l’offre commerciale.

 

ARTICLE 4 : ANNULATION

Le présent contrat ainsi conclu ne peut être annulé par le Client sans l’accord écrit de Business Office Oxygen. En cas d’annulation par le Client, l’acompte versé restera acquis à Business Office Oxygen à titre d’indemnité. Au cas où aucun acompte n’aurait été versé par le Client, Business Office Oxygen se réserve le droit de réclamer le paiement d’une indemnité dont le montant ne pourra être inférieur à 50 % du montant du contrat, sans préjudice du remboursement de l’intégralité des frais engagés.

 

ARTICLE 5 : MODIFICATION

Business Office Oxygen peut à tout moment et sans préavis apporter à ses logiciels toute modification liée à l’évolution technique dès lors que cela ne modifie pas le prix et n’affecte pas la qualité de ces logiciels. Pour toute modification dite majeure, Business Office Oxygen devra présenter les évolutions sur un site de test et ce un mois avant la livraison planifiée pour que le client puisse apprécier, juger de livrer ou pas et à quel utilisateur.

 

ARTICLE 6 : PROPRIETE DES DOCUMENTS

Tous les plans, dessins, schémas et en général tous documents relatifs à la conception, à la construction, des logiciels, ainsi que tous renseignements d’ordre technique ou commercial fournis à l’occasion de l’offre ou du contrat éventuel demeurent la propriété de Business Office Oxygen et ne pourront être reproduits ou communiqués aux tiers sans l’accord préalable écrit de Business Office Oxygen.

 

ARTICLE 7 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

Business Office Oxygen consentira au Client une licence de droit d’usage limitée dans le temps et conforme à l’engagement de l’offre commerciale et spécifique d’utilisation du Logiciel sous les conditions suivantes : Le Client aura le droit d’utiliser le Logiciel et la documentation pour les seuls besoins d’utilisation vendus et s’interdit :

– De sous-licencier le Logiciel.

– De modifier ou de faire modifier par un tiers ledit Logiciel, de le traduire, de le désassembler ou de le décompiler.

– De copier ou de reproduire le Logiciel à l’exception des Logiciels de remise en fonctionnement et d’une copie dite de « sauvegarde ». Toute copie devra porter la mention du droit de propriété de l’auteur du Logiciel.

– De permettre à un tiers d’utiliser, de copier ou de reproduire le Logiciel. Si Business Office Oxygen est tenue par une licence d’un tiers qui lui impose d’autres obligations, il en avisera par écrit le Client qui s’engagera à s’y conformer immédiatement.

 

ARTICLE 8 : COMMANDE

Le client devra commander, conformément au présent Contrat, les modules, pack de Licences pour les modules souhaités, au moyen d’un bon de commande contenant les précisions suivantes (« Bon de Commande ») : (a) les Licences commandées, (b) la quantité souhaitée, (c) le montant des redevances y afférentes. Les Bons de Commande seront réputés incorporer tous les termes et conditions des présentes.

Business Office Oxygen rejettera ou confirmera par écrit dans un délai de cinq (5) jours ouvrés, par tous moyens préalablement convenus entre les Parties, l’acceptation des Bons de Commande émis par le client, étant entendu que ne pourront être rejetés que des Bons de Commande non conformes aux dispositions du Contrat.

 

ARTICLE 9 : DELAIS D’EXECUTION

Dans le cadre de prestations associées, les délais d’exécution ne commencent à courir qu’à compter de la réception par Business Office Oxygen de l’ensemble des éléments suivants :

– commande dûment signée par le Client,

– offre commerciale de Business Office Oxygen dument signée par le client,

– paiement exigible lié à l’engagement à la commande,

Business Office Oxygen est dégagé de plein droit de tout engagement relatif aux délais d’exécution : Si les conditions de paiement n’ont pas été observées par le Client, notamment si le versement prévu à la passation de la commande n’a pas été effectué. Si les renseignements, documents ou prestations dont la fourniture incombe au Client ne sont pas livrés en temps voulu. En cas de force majeure ou d’événement échappant à la responsabilité de Business Office Oxygen ou de ses Partenaires. En cas de retard ou non mise à disposition de matériels, accès internent, de serveurs d’hébergement, conformément aux pré-requis des plateformes logicielles de Business Office Oxygen. En cas de travaux préparatoires à la charge du Client non terminés en temps utile.

 

ARTICLE 10 : GARANTIE ET LIMITATION DE GARANTIE

Business Office Oxygen garantit que les Produits livrés au client sont livrés conformes aux Spécifications en vigueur lors de la livraison. La période de garantie du logiciel est de quatre-vingt dix (90) JOURS à compter de la date de début de validité de la licence acquise. Business Office Oxygen garantit que le logiciel installé conformément aux spécifications exécutera toutes les instructions figurant dans l’original du logiciel objet. En outre, Business Office Oxygen ne garantit pas que les Produits satisfassent tous les besoins du client. Par ailleurs, les logiciels faisant partie de la technique informatique de pointe, il n’est pas possible dans l’état actuel de la science informatique d’en tester et vérifier toutes les possibilités d’utilisation.

En conséquence, Business Office Oxygen ne garantit pas que les Produits soient exempts de défauts ou d’erreurs ni que leur utilisation sera ininterrompue. Les Parties conviennent expressément que les dispositions des articles 1641 et suivants du code civil ne s’appliquent pas aux Licences accordées dans le cadre du présent Contrat et que le régime issu des articles 1386-1 et suivants ne s’appliquera pas.

 

ARTICLE 11 : PRIX & VALIDITE

Les prix s’appuient sur les tarifs publics de Business Office Oxygen auxquels sont éventuellement appliquées les remises pour le client final ou les revendeurs ou les apporteurs d’affaire ou les distributeurs.

Business Office Oxygen se réserve le droit de modifier son tarif public sans préavis. Les prix s’entendent hors taxes. Le prix facturé payable par le Client sera établi par référence aux prix pratiqués par Business Office Oxygen et tiendra compte des taxes en vigueur le jour de la facturation.

L’offre commerciale est valable 1 mois / Date d’émission.

Les prix nets €HT des abonnements (Prix catalogue – remise accordée sur l’offre engagée, contractuelle) sont valables sur toute la durée de vie du contrat y compris sur les années de renouvellement par tacite reconduction ou par accord de prolongement des deux parties. Ces prix seront sujets à la révision tarifaire basée sur l’indice Syntec comme explicité ci-dessous.

En cas d’abonnement(s), licence(s) complémentaire(s) (nominative(s) par personne) en plus de celles déjà déployées sur les modules, logiciels en place, les prix nets négociés de l’offre initiale seront appliqués.

Offre soumise à une actualisation ou révision tarifaire des prix (= prix nets de l’offre signée à l’origine) basée sur l’indice Syntec auquel B2O est soumis en terme de convention collective.

L’indice SYNTEC est calculé mensuellement sur la base des réponses à une enquête faite auprès des entreprises appartenant à un groupe témoin représentatif des activités des adhérents de la Fédération SYNTEC.

Le calcul de l’indice repose tout d’abord sur le rapport entre la somme des masses salariales chargées et la somme des effectifs temps plein déclarés par les entreprises faisant partie du groupe témoin.

Les déclarations, faites mensuellement au début du mois M+1 sont relatives aux données réelles du mois M.

Afin d’éviter des variations brutales liées notamment aux pratiques des entreprises pour les versements de gratifications exceptionnelles ou de primes de résultat, un lissage portant sur une période de douze mois est effectué.

Le prix d’une prestation pourra être révisé à chaque échéance du contrat selon une formule qui prend en compte l’indice SYNTEC et qui s’établit ainsi = P1 = P0 x (S1 / S0).

Explication : P1 = prix révisé ; P0 = prix contractuel d’origine ou dernier prix révisé ; S0 = indice SYNTEC de référence retenu à la date contractuelle d’origine ou lors de la dernière révision ; S1 : dernier indice publié à la date de révision. Cet indice mensuel est reconnu par le Ministère de l’Économie et des Finances depuis le 11 mars 1974.

Le premier indice de référence était l’indice 100 en janvier 1961. Pour en simplifier l’utilisation, il a été divisé par dix en janvier 1984.

L’indice SYNTEC peut être couplé avec d’autres indices économiques selon par exemple la nature des prestations délivrées et la part de main d’œuvre et de fourniture d’autres éléments et composants.

 

ARTICLE 12 : CONDITIONS DE PAIEMENT

Sauf dispositions contraires, les factures de Business Office Oxygen sont payables à trente jours nets à compter de la date de facture. Les paiements sont faits nets et sans escompte.

En cas de non-paiement de tout ou partie du prix par le Client, l’ensemble des créances de Business Office Oxygen sur le Client deviendra immédiatement exigible à compter d’une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec AR adressée par Business Office Oxygen au Client et des pénalités au taux de deux fois le taux d’intérêt légal seront appliquées huit jours après l’envoi d’une nouvelle mise en demeure les réclamant restée infructueuse.

 

ARTICLE 13 : CONDITIONS DE FACTURATION

Sauf dispositions particulières notifiées dans l’offre commerciale, il sera demandé au Client : Le règlement de 100% des abonnements logiciels dès la formation du référent et/où de l’administrateur effectué.

La date de début de la souscription du ou des licences démarrera le jour de la formation citée précédemment.

Dans le cas de prestations associées, dès signature de la commande, le versement, à titre d’acompte, de 40 % du montant des prestations.

Le règlement du solde des prestations à la fin de celles-ci. Dans les cas où les prestations excèdent un mois calendaire, des états de facturation mensuels seront fournis.

 

ARTICLE 14 : CLAUSE DE RESERVE DE PROPRIETE

Les logiciels mis à disposition au titre du présent contrat d’abonnement demeurent la propriété exclusive de Business Office Oxygen. A défaut de paiement par le Client d’une seule fraction des échéances convenues et quinze jours après la mise en demeure par lettre recommandée avec AR demeurée infructueuse, la présente commande sera résolue de plein droit si bon semble à Business Office Oxygen, étant précisé que tout acompte versé restera acquis à cette dernière.

 

ARTICLE 15 : RESPONSABILITE

Les obligations de Business Office Oxygen sont des obligations de moyens et non de résultat. Business Office Oxygen s’engage à exécuter de bonne foi les obligations découlant du présent contrat. En cas de faute imputable à Business Office Oxygen, le Client qui rapportera la preuve d’un préjudice direct effectivement subi, sera en droit d’obtenir de Business Office Oxygen la réparation dudit préjudice, le montant de cette réparation ne pouvant, en tout état de cause, sauf dispositions légales contraires, excéder 50 % de la valeur des logiciels et/ou des prestations ayant généré le dommage à la date de survenance des faits. Business Office Oxygen ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages qui auraient une origine étrangère à Business Office Oxygen, des dommages indirects ainsi que, les préjudices financiers ou commerciaux, pertes de profit, pertes de bénéfice, pertes d’exploitation, pertes de données avec les Logiciels vendus par Business Office Oxygen.

Business Office Oxygen ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la mauvaise utilisation des fonctions logicielles, ni de la non mise à jour ou partielle des données de champs de renseignement, de paramétrage.

 

ARTICLE 16 : DROIT APPLICABLE – JURIDICTION COMPETENTE

Les présentes CGVM sont régies par le droit Français. Pour tout litige, relatif à l’interprétation, à l’exécution, à la résiliation ou à l’annulation du présent contrat, les parties s’efforceront de parvenir à un accord amiable. A défaut d’accord amiable, dans le délai de trente jours, le litige relèvera de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Rennes, même en cas de pluralité de défendeurs, d’appel en garantie ou d’action en référé.

 

ARTICLE 17 : RUPTURE DU CONTRAT

Dans le cas d’un engagement sur une durée supérieure ou égale à 1 an et en cas de rupture du contrat avant le terme, les conditions de sortie sont les suivantes : La société dite client devra annoncer son souhait de rupture du contrat par lettre recommandée avec accusé réception un an avant la date d’arrêt souhaitée.

Si la société dite client souhaite rompre le contrat avant la date de fin de l’engagement, elle devra verser un règlement de 35% de la période restante et liée au contrat en cours.

(ex : Sur la base d’un engagement sur 5 ans et que le dit client souhaite rompre à la fin de la 2ème année, alors celui-ci devra indemniser BUSINESS OFFICE OXYGEN de la somme de 35% des prestations de l’année N+2 & N+3 & N+4)

Dans le cas où Business Office Oxygen souhaite mettre un terme au contrat avec le dit client, Business Office Oxygen devra le notifier par lettre recommandée avec accusé de réception et ce un an avant la fin du service support et de l’abonnement des licences utilisateurs.

 

ARTICLE 18 : REVERSABILITE DES DONNEES

En cas de rupture du contrat et à condition que le client soit en règle de ses règlements des licences engagées, Business Office Oxygen s’engage à restituer au client l’ensemble des données dans des fichiers standards et exploitables (type xls, csv) module par module (logiciel par logiciel).

 

ARTICLE 19 : SAUVEGARDE DES DONNEES

L’ensemble des données clients sont hébergées chez notre hébergeur sur des serveurs dédiés Business Office Oxygen. Le ou les hébergeurs de Business Office Oxygen sont basés en France avec la garantie que les données sont stockées, dupliquées en France.

Notre hébergeur dispose de redondance, de back up et les données sont sauvegardées 1 fois par jour. Business Office Oxygen peut avoir accès à une copie journalière sur les 6 derniers jours calendaires.

Business Office Oxygen implémente une sauvegarde des bases de données 2 fois par jour. Business Office Oxygen peut sur demande, fournir une copie une fois par mois gracieusement. Si besoin d’en fournir une copie hebdomadaire, Business Office Oxygen factura selon les conditions commerciales actées.

Business Office Oxygen s’engage à communiquer à son client le nom de l’hébergeur de ses données. Tout changement d »hébergeur devra être communiqué au client.

 

ARTICLE 20 : MAINTENANCE & SUPPORT

BUSINESS OFFICE OXYGEN est un éditeur de logiciels qui conçoit, développe, produit et commercialise une solution de gestion commerciale, suivi de projet ou chantier, planning et gestion des ressources humaines.

Les présentes Conditions Générales de Maintenance s’appliquent au Produit SP2O vendu par Business Office Oxygen ou par ses Intermédiaires.

20.1. Prestations Couvertes

Pendant la durée du contrat, le Client bénéficie des mises à jour du Logiciel pour le Produit concerné.

Pendant la durée du contrat, le Client bénéficie d’un service d’assistance téléphonique et mail auprès de Business Office Oxygen ou au travers du réseau de distribution des produits de Business Office Oxygen.

Pour chaque client, Business Office Oxygen procède à l’ouverture d’un compte Client sur le site de support https://extranet-b2o.sp2o.net et fournit un moyen de connexion.

Le support est assuré par Business Office Oxygen. Chacun demande de client est identifié, analysé dans un délai de 4 heures et notifié au client au travers de l’extranet support dont il dispose. Business Office Oxygen met tout en œuvre tout traiter et solder la demande dans les meilleurs délais selon la problématique identifiée.

Toutes les demandes devront être adressées via le site de support. Business Office Oxygen assure le suivi des incidents pendant les horaires de bureau, du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h30, heure française.

20.2 Limitation du service de Maintenance

Le service de maintenance est limité en cas de

– Utilisation non-conforme du logiciel non définie et non indiquée dans les manuels d’utilisation fournis.

– Maintenance ou réparation des installations et logiciels sur lesquels reposent et fonctionnent les logiciels objets du contrat.

– Interventions et remises en état de fonctionnement des logiciels consécutifs à des dommages directs ou indirects de causes externes.

20.3 Licence d’utilisation

Chaque Produit Business Office Oxygen est livré lors de la phase de préparation de la solution.

Le Client doit acquérir auprès de Business Office Oxygen une licence d’utilisation du logiciel afin de pouvoir activer le produit dès le premier (1) utilisateur et bénéficier de ses mises à jour. A chaque licence serveur est associé un nombre d’utilisateurs maximum. La licence n’est valable que pour ce Produit à l’exclusion de tout autre produit avec lequel ces logiciels pourraient être utilisés.

20.4 Propriété intellectuelle

Business Office Oxygen consentira au Client une licence spécifique d’utilisation du Logiciel sous conditions et le client s’interdit :

– De sous-licencier le Logiciel.

– De modifier ou de faire modifier par un tiers ledit Logiciel, de le traduire, de le désassembler ou de le décompiler.

– De copier ou de reproduire le Logiciel à l’exception des Logiciels de remise en fonctionnement et d’une copie dite de « sauvegarde ». Toute copie devra porter la mention du droit de propriété de l’auteur du Logiciel.

– De permettre à un tiers d’utiliser, de copier ou de reproduire le Logiciel. Si Business Office Oxygen est tenu par une licence d’un tiers qui lui impose d’autres obligations, il en avisera par écrit le Client qui s’engagera à s’y conformer immédiatement.

20.5 Responsabilité Business Office Oxygen

Les obligations de Business Office Oxygen sont des obligations de moyens et non de résultat.
Business Office Oxygen s’engage à exécuter de bonne foi les obligations découlant du présent contrat. En cas de faute imputable à Business Office Oxygen, le Client qui rapportera la preuve d’un préjudice direct effectivement subi, sera en droit d’obtenir de Business Office Oxygen la réparation dudit préjudice, le montant de cette réparation ne pouvant, en tout état de cause, sauf dispositions légales contraires, excéder 50 % de la valeur des logiciels et/ou des prestations ayant généré le dommage à la date de survenance des faits.

Business Office Oxygen ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dommages qui auraient une origine étrangère à Business Office Oxygen, des dommages indirects ainsi que, les préjudices financiers ou commerciaux, pertes de profit, pertes de bénéfice, pertes d’exploitation, pertes de données avec les Logiciels vendus par Business Office Oxygen.

Business Office Oxygen maintiendra ses logiciels en état de fonctionnement pour qu’ils assurent au Client la qualité de service pour laquelle ils ont été conçus sur les versions supportées, sur la durée minimum du contrat d’engagement signé.

La maintenance n’inclut pas les demandes de développement de fonctionnalités spécifiques. Le Client pourra automatiquement bénéficier des évolutions fonctionnelles du produit dans la version mineure qu’il a souscrite. Business Office Oxygen s’engage à garder strictement confidentielles toutes les informations qui ont été portées à sa connaissance dans le cadre de l’exécution du contrat.

Business Office Oxygen s’engage à ne pas divulguer les techniques, méthodes et procédés utilisés par le Client qu’il aurait été amené à connaître du fait de l’exécution du contrat.

Business Office Oxygen garantit le Client contre toute divulgation de tout ou partie de la documentation technique prêtée par celui-ci.

20.6 Obligations du Client

Le Client désignera un interlocuteur technique chargé des relations avec Business Office Oxygen, afin d’assurer la meilleure exécution des clauses du présent contrat ainsi qu’une liste des personnes habilitées à accéder aux services souscrits. Le Client accepte que Business Office Oxygen puisse accéder librement au(x) Logiciel(s) objet du contrat et aux équipements sur lesquels sont installés ces logiciels pour effectuer la maintenance et le support.

Le Client s’engage à utiliser le ou les Logiciel(s) conformément aux avis techniques de Business Office Oxygen,

à savoir :

– Les spécifications d’installation et d’environnement du ou des Logiciel(s).

– Les spécifications d’emploi (manuel d’Administration).

– Les notes de licence et de copyright des logiciels.

– Le Client est réputé avoir fait les sauvegardes régulières de la configuration des Logiciels.

20.7 Démarrage et durée du contrat de support, de maintenance

Période initiale et date de prise d’effet. Le présent contrat est conclu pour une période de maintenance d’un (1) an minimum ou trois (3) ans selon les modalités de la commande passée.

La maintenance logicielle prend effet à la date de début de validité de la licence souscrite.